Yönetim Bilgi Sistemlerine Giriş

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİNE GİRİŞ

Bilgi Sistemlerine Giriş

Bilgi sistemleri, planlama, kontrol, analiz ve karar verme için bilgi toplama, muhafaza ve yayma amacıyla birlikte çalışan ve birbirleriyle ilişkili unsurlar grubu olarak tanımlanır. Bir bilgi sisteminin işlevi, planlama kontrol ve kara desteği için veri ve bilgileri toplamak, işlemek, kaydetmek, dönüştürmek ve yaymaktır. Bilgi sistemlerinin amacı, güvenilir bilgiyi gereken yer ve zamanda teslim edebilmesidir. Bilgi sistemleri, organizasyonlar tarafından üretilen, dış çevreden sapladıkları bilgiyi yöneten sistemlerdir. Sistem, birbiriyle bağlantılı öğelerin çevreden alınan girdiyi işleyip hedeflenen çıktılara dönüştürme sürecini ifade eder. Bu bakımdan bilgi sistemleri de dışardan ve içerden girdi olarak bilgi ve veri sağlar. Bilgi sistemleri, bilgi ve veriyi işlem sürecinden geçirerek, anlamlı çıktılara dönüştürürler. Bilgi sistemleri, organizasyon içinde ve dış çevresinde organizasyon için önemli sayılabilecek her konu hakkında bilgi içermektedir. Bilgi sistemi üç aktivite ile karar verme, işlemlerin kontrolü, problemlerin çözümü ve yeni ürünler veya hizmetler oluşturmada organizasyonların ihtiyaç duyduğu bilgiyi üretmektedir. Bu aktiviteler ise, girdi, çıktı ve işlemdir. Girdi organizasyonun içinden veya dış çevresinden, ham bilgileri toplamak gerekir.

Bilgi Sistemlerin Amaçları

·         Organizasyondaki mevcut ya da potansiyel durumlarla ilgi karışıklığı en az düzeye indirmek veya tamamen ortadan kaldırmak.

·         Herhangi bir durumda yöneticiye karar alınmasını gerektirecek bilgiyi tedarik etmek veya karar sürecinde gerekli olan bilgiyi temin etmek.

·         Organizasyonun etkili bir şekilde çalışmasını, üretilen mal ve hizmetlerin kalitesini arttırmayı sağlayan, organizasyon içi ve dışı önemli bilgileri ortaya koymak.

·         İhtiyaç duyulan bilgiyi; zamanında, uygun biçimde ve yerde sunmaktır.

Bilgisayara Dayalı Bilgi Sistemleri

Manuel sistemler, örgütler için gerekli bilgilerin kaydedilmesi, işlenmesi, depolanması maksadıyla kullanılan geleneksel “kayıt kalemi” teknolojilerini kullanan teknolojileri kapsamaktadır. Bilgisayara dayalı bilgi sistemleri, bilgi sistemleri kavramı denildiğinde ağırlıklı olarak bilgisayara dayalı sistemler akla gelmektedir. Modern bilgi çağının mucizesi olan bilgisayarlar yaşamın her alanında olduğu gibi bilgi sistemlerinin ve dolayısıyla BT ’lerin en önemli bileşenini oluşturmaktadır.

Bilgisayara Bağlı Bilgi Sistemleri Şunlardır:

1.       Kayıt/Veri İşleme Sistemleri (VİS)

2.       Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)

3.       Karar Destek Sistemleri (KDS)

4.       Ofis Otomasyon/Bilgi Sistemleri (OOS)

5.       Üst Yönetim Destek Sistemleri (ÜDS)

6.       Yapay Zekâ ve Uzman Sistemler (YZ ve US)

Karar Destek Sistemleri

Bir karar destek sistemi, iş veya kurumsal karar verme faaliyetlerini destekleyen, genellikle sıralama veya alternatifler arasından seçim yapmaya dayanan bir bilgisayara dayalı bilgi sistemidir. KDS ’ler bir organizasyonun yönetim, operasyon ve planlama seviyelerine hizmet eder ve insanlara hızla değişen ve önceden kolayca belirlenemeyen sorunlar hakkında kararlar vermelerine yardımcı olur. Yapılandırılmamış ve yarı yapısal karar problemleri. Karar destek sistemleri tamamen bilgisayarlı, insan gücüyle veya her ikisinin birleşimi olabilir. Karar destek sistemleri bilgiye dayalı sistemleri içerir. Düzgün tasarlanmış bir KDS, kararı belirleyip çözmek ve karar vermek için karar vericilere ham veri, belge ve kişisel bilgi birikiminden yararlı bilgiler derleyebilmesine yardımcı olmak için tasarlanmış interaktif bir yazılım tabanlı sistemdir.

Veri Madenciliği

Basit bir tanım yapmak gerekirse veri madenciliği, büyük ölçekli veriler arasından bilgiye ulaşma, bilgiyi maden leme işidir. Ya da bir anlamda büyük veri yığınları içerisinden gelecekle ilgili tahminde bulunabilmemizi sağlayabilecek bağıntıların bilgisayar programı kullanarak aranmasıdır. Veri madenciliği deyimi yanlış kullanılan bir deyim olabileceğinden buna eş değer başka kullanımlar da literatüre geçmiştir. Veri tabanlarında bilgi madenciliği, bilgi çıkarımı, veri ve örüntü analizi, veri arkeolojisi gibi. Veri madenciliği, eldeki verilerin üşüt kapalı, çok net olmayan, önceden bilinmeyen ancak potansiyel olarak kullanışlı bilginin çıkarılmasıdır. Bu da; kümeleme, veri özetleme, değişikliklerin analizi, sapmaların tespiti gibi belirli sayıda teknik yaklaşımları içerir. Başka bir deyişle veri madenciliği, verilerin içerisindeki desenlerin, ilişkilerin, değişimlerin, düzensizliklerin, kuralların ve istatistiksel olarak önemli olan yapıların yarı otomatik olarak keşfedilmesidir. Temel olarak veri madenciliği, veri setleri arasındaki desenlerin ya da düzenin, verinin analizi ve yazılım tekniklerinin kullanılmasıyla ilgilidir. Veriler arasındaki ilişkiyi, kuralları ve özellikleri belirlemekten bilgisayar sorumludur. Amaç, daha önceden fark edilmemiş veri desenlerini tespit edebilmektir. Veri madenciliğini istatistiksel bir yöntemler serisi olarak görmek mümkün olabilir. Ancak veri madenciliği, geleneksel istatistikten birkaç yönde farklılık gösterir. Veri madenciliğinde amaç, kolaylıkla mantıksal kurallara ya da görsel sunumlara çevrilebilecek nitel modellerin çıkarılmasıdır. Bu bağlamda, veri madenciliği insan merkezlidir ve bazen insan – bilgisayar ara yüzü birleştirilir.

Ofis Otomasyon Sistemleri

Ofis otomasyonu, büro fonksiyonlarında kullanılan teknolojilerin otomasyonu olmakla daha çok bürolarda kullanılan bilişim sistemlerinin gelişimi şeklinde ortaya şeklinde ortaya çıkmaktadır. Bu yüzden “Büro Bilişim Sistemleri” terimi daha uygun olmakla birlikte literatürde Ofis Otomasyon Sistemleri kavramının tercih edildiği görülmektedir. Ofis otomasyonu, ofislerde yapılan iş ve işlemlerin daha etkin ve hızlı bir biçimde yapılabilmesi amacıyla, ofislerdeki bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. Bir başka deyişle ofis otomasyonu ofis çalışanlarının alışılagelmiş ofis düzenini değiştirerek yapılan iş ve işlemleri basitleştirmek ve ofis çalışanlarının verimliliklerini arttırmak için bilişim teknolojilerinin ofis işlemlerine uygulanmasıdır. Bu bağlamda Ofis Otomasyon Sistemlerini; çalışanlar, gruplar ve kurumlar arasındaki her türlü elektronik mesajların, belgelerin ve diğer iletişim formlarının alınmasını, işlenmesini, kayıt edilmesini ve aktarılmasını sağlayan bilgisayar temelli bilişim sistemleri olarak tanımlamak mümkündür. Ofis Otomasyon Sistemleri,  çalışanların ofisteki verimliliklerini artırmayı amaçlayan bilişim sistemleri uygulamasıdır. Ofis Otomasyon Sistemleri, farklı bilgi çalışanlarını, coğrafik ve fonksiyonel bölgeleri kontrol etmekte ve iletişim sağlamaktadır.

Yapay Zekâ

Yapay zekâ, bir bilgisayarın veya bilgisayar kontrolündeki bir robotun çeşitli faaliyetleri zeki canlılara benzer şekilde yerine getirme kabiliyeti. İngilizce artificial intelligence kavramının akronimi olan AI sözcüğü de bilişimde sıklıkla kullanılır. Yapay zekâ çalışmaları genellikle insanın düşünme yöntemlerini analiz ederek bunların benzeri yapay yönergeleri geliştirmeye yöneliktir. Bir bakış açısına göre, programlanmış bir bilgisayarın düşünme girişimi gibi görünse de bu tanımlar günümüzde hızla değişmekte, öğrenebilen ve gelecekte insan zekâsından bağımsız gelişebilecek bir yapay zekâ kavramına doğru yeni yönelimler oluşmaktadır. Bu yönelim, insanın evreni ve doğayı anlama çabasında kendisine yardımcı olabilecek belki de kendisinden daha zeki, insan ötesi varlıklar meydana getirme düşünün bir ürünüdür. İdealize edilmiş bir yaklaşıma göre yapay zekâ, insan zekâsına özgü olan, algılama, öğrenme, çoğul kavramları bağlama, düşünme, fikir yürütme, sorun çözme, iletişim kurma, çıkarımsama yapma ve karar verme gibi yüksek bilişsel fonksiyonları veya otonom davranışları sergilemesi beklenen yapay bir işletim sistemidir. Bu sistem aynı zamanda düşüncelerinden tepkiler üretebilmeli ve bu tepkileri fiziksel olarak dışa vurabilmelidir.

Uzman Sistemler

Uzman sistemler, belirli bir uzmanlık alanında, gerçek kişilerden derlenen bilgileri temel alarak zamanla kendisini geliştirebilme yeteneği de olan yazılımlardır. Uzman davranışını taklit etmek üzere çok farklı metotlar kullanılmakla birlikte, en yaygın kullanılanlar 1)bilgi temsili yöntemleri ve 2)bilgi mühendisliği yöntemleridir. Her uzman sistemde öğrenme davranışı olmayabilir fakat her uzman sistem geliştirildikten sonra gerçek problemler karşısında insan uzmanla aynı sonuca varmalıdır. 1970'lerde yapay zekâ alanındaki araştırmacılar tarafından geliştirilmiş ve ticari olarak 1980'lerde uygulanmaya başlanmıştır. Bu programlar, belirli bir problem hakkındaki bilgiyi çözümleyen, problemlere çözümler sağlayan, tasarımına bağlı olarak, düzeltmeleri yapmak için bir iş dizisi öneren programlardır. Özellikle tıp ve danışmanlık gibi hizmet sektörlerinde, uzman eksiğini giderme veya maliyetleri düşürmek amacıyla kullanılırlar. Uzman sistemler konusu; sistem teorisi, yöneylemsel araştırma, iş süreçleri, uygulamalı matematik ve bilim yönetimi konularıyla ilişkilidir.

Veri Tabanı Tasarımı ve Yönetimi

Yazılım projelerinin birçoğunda, iş veritabanını dizayn etmekle başlamaktadır. Bir proje ister web, ister service, ister desktop application, ister oyun, isterse fiziksel database application olsun, yapılacak her projede bir takım verilerin saklanması ihtiyacı her zaman var olacaktır. Bu noktada veri tabanı kavramı çok önemli ön plana çıkmaktadır. Günümüz teknoloji dünyasında hızla büyüyen disk sistemleri, veri tabanlarının yetenekleri ve kapasitelerini de geliştirmektedir. Bilgiye günden güne artan ihtiyaç, veri tabanı performansına da doğru orantı olarak etki etmektedir. Bir projede veri tabanı tasarımı sanıldığı aksine kolay bir iş değil, aksine çok sabır isteyen ve çok dikkat edilmesi gereken bir süreçtir. Her proje en az bir alan ile ilgilidir ve bu alanlarla alakalı verilerle uğraşır. Veri tabanı tasarımında en önemli nokta çalışılacak veri sahasını iyi bilmektir. Yani tasarlanacak veri tabanı hangi alana hizmet verecekse, o alan yazılımcılar tarafından iyi bilinmelidir. Teorikte bu her zaman mümkün olmayacağı için birçok veri tabanı analisti tasarlanacak veri tabanı için bilirkişilere danışır. Örneğin Tıp alanında yapılacak projede, bilirkişiler genel olarak, sağlık çalışanları, doktorlar, hemşireler, hastane idari amirleri ve diğer yetkili kişiler olacaktır. Buradaki her bir rol pek tabi ki uygulamanın kullanıcısına bağlı olarak değişebilse de genel olarak bu kişiler analistlere veri toplama açısından yardımcı olacaktır. Bu aşama genel olarak analiz aşaması olarak geçmektedir. Analiz aşamasında belirlenen süre doğrultusunda sürekli veri toplama araştırması yapılır. Veri tabanı yönetimi ise veri tabanlarını tanımlamak, yaratmak, kullanmak, değiştirmek ve veri tabanı sistemleri ile ilgili her türlü işletimsel gereksinimleri karşılamak için tasarlanmış sistem ve yazılımdır.

Veri Tabanı Yönetim Sistemi Bileşenleri

·         Veri tabanı motoru

·         Veri depolama alt sistemi

·         Veri sorgulama alt sistemi

·         Veri tanımlama alt sistemi

·         Uygulama geliştirme alt sistemi

·         Veri tabanı yönetim alt sistemi

Bilgi Sistemi Geliştirme Yaklaşımları

Günümüzde işletmelerin içinde bulundukları çevre koşulları hızla değişmektedir. Bu değişime ayak uydurabilmek için işletmeler, yönetim açısından değerli bilgilere gereksinim duyarlar. Bu gereksinim işletmenin “bilgi sistemleri” tarafından karşılanır. Ancak söz konusu bilgi sistemleri zaman içerisinde istenilen nitelikteki bilgileri sağlayamaz duruma gelebilir. Bu durum bilgi sistemlerinin “sınırlı bir ömrünün” olduğunun bir göstergesidir. Özellikle son yıllarda “ekonomik” ve “teknolojik” alanlarda meydana gelen gelişmeler ve bu gelişmelerin hızı, bilgi sistemlerinin yaşam süresini daha da kısaltmıştır. Bu nedenle bir bilgi sisteminin zaman içerisinde “izlenmesi” ve “değişikliklere uyum sağlayacak biçimde geliştirilmesi” gerekir. Bu geliştirme eski sistemin “aksaklıklarının giderilmesi şeklinde olabileceği” gibi, “yeni bir sistemin uygulamaya konması” şeklinde de olabilir.

Uygulama Yazılım Paketleri

Yazılım paketi veya uygulama paketi birlikte satılan veya dağıtılan iki veya daha fazla yazılım uygulamasıdır. Genelde uygulama yazılımı veya programlama yazılımı olan bilgisayar programlarından oluşan bir koleksiyon olup, çoğunlukla az ya da çok ortak bir kullanıcı arayüzü ve birbirleriyle sorunsuzca veri alışverişinde bulunma becerisi paylaşmaktadır. Uygulamalar, ortak kullanıcı arabirimi özelliklerini ve temayı paylaşır ve kullanıcıların ilgili görevleri gerçekleştirmesine veya otomatikleştirmesine yardımcı olan ilgili ve genellikle entegre işlevsellik sağlar. Bir yazılım paketine iyi bir örnek Microsoft Office 'dir, çünkü Word (Kelime İşlemci), Excel (Elektronik Tablo), PowerPoint (Sunum Programı) ve Outlook (E-posta istemcisi) gibi birden çok yazılım programını bir araya getirir. Programların her biri işlevsellik bakımından farklılık gösterse de, hepsi verimlilik yazılımı olarak kabul edilir. Bir yazılım paketi kullanmanın en büyük yararı aralarındaki uyumluluk ve entegrasyondur. İki uygulama arasında kopyalama ve yapıştırma hareketi çok zor değildir (her zaman böyle değildir), ancak iki entegre olmayan uygulama arasında gezinirken biçimlendirme ve özel sembollerle ilgili sorunlar olabilir. Bununla birlikte, bir dosyayı farklı bir uygulamadan yüklemek veya kalite kaybı olmaksızın dijital işi bir diğeri arasında almak süreci, uygulamalar bunu yapmak için tasarlanmadıysa sorunlarla dolup taşabilir. Bir pakette yer alan yazılım uygulamaları birbirleriyle çalışacak şekilde tasarlanmıştır ve böylece kullanıcılar, ürünlerini aralarında taşımayı kolaylaştırmıştır.

İletişim ve Ağ Sistemleri

Diyaloguer olarak da bilinen ağ işletim sistemi Network Operating System (NOS), bir sunucu üzerinde çalışan ve verileri, kullanıcıları, grupları, güvenliği, uygulamaları ve ağ üzerinde koşan diğer çoğu ağ işlevlerinin yönetilmesine olanak sağlayan bir yazılımdır. Ağ işletim sistemleri, bir ağ içerisinde bulunan bilgisayarların ağ içerisindeki diğer bilgisayarlarla yazıcı paylaşımı, ortak dosya sisteminin ve veri tabanının paylaşımı, uygulama paylaşımı gibi işlevleri yerine getirmek için tasarlanmıştır. Ağ işletim sistemleri birçok kullanıcı için kaynaklarını paylaştırılmasına olanak sağlayan kullanıcı-sunucu mimarisi tabanlıdır.